• Xác định mục đích cuộc họp hoặc sự kiện (họp hội đồng quản trị, đám cưới, v.v.).
• Xem xét quy mô của nhóm, sự pha trộn giới tính, độ tuổi của những người tham dự và bất kỳ nhu cầu đặc biệt nào.
• Xác định ngày họp.Tránh những ngày trùng với các sự kiện hoặc ngày lễ của công ty hoặc ngành khác.
• Các ngày và / hoặc các ngày trong tuần có chắc chắn hay linh hoạt không?
• Lên kế hoạch trước cho cuộc họp hoặc sự kiện để đảm bảo không gian mong muốn nhất.
• Tạo đề cương cho mỗi phiên hoặc hoạt động, bao gồm sự tham dự dự kiến, sắp xếp chỗ ngồi, thời gian thiết lập bắt buộc, thời gian bắt đầu và kết thúc cũng như nhu cầu nghe nhìn và sản xuất.
• Liệt kê các yêu cầu về thực phẩm và đồ uống cho mỗi dịp, bao gồm cả bữa ăn, chiêu đãi và giải lao.
• Xem xét nhu cầu vận chuyển đường hàng không và đường bộ.
• Lập kế hoạch cho nhu cầu vui chơi và giải trí, các hoạt động nhóm và / hoặc các bài tập xây dựng nhóm.
• Chuẩn bị thời gian cho việc sản xuất thư mời, quảng cáo sự kiện, đăng ký và sản xuất tài liệu cuộc họp.
• Chỉ định một người quản lý để tạo huy hiệu tên và điều phối tài liệu viết.
• Lập ngân sách cho tất cả các khoản chi của nhà tài trợ và tính toán chi phí cho những người tham gia cuộc họp.
• Lên lịch cho (các) người thuyết trình, nếu được yêu cầu.

• Xác định chi phí nào sẽ do cuộc họp hoặc nhà tài trợ sự kiện và những người tham dự đảm nhận.
• Tạo một bảng cân đối kế toán liệt kê chi phí cho tất cả các lĩnh vực chức năng của cuộc họp hoặc sự kiện của bạn, chẳng hạn như thời gian của nhân viên, chi phí tiếp thị, vận chuyển trên không và mặt đất, chỗ ở, thực phẩm và đồ uống, giải trí và giải trí, thuế và tiền thưởng, phí dịch vụ, thiết bị nghe nhìn và sản xuất chi phí.
• Xây dựng quỹ dự phòng cho những chi phí không lường trước được vào phút cuối.
• Đừng quên chi phí cho giấy phép (âm nhạc, tài liệu viết) và bảo hiểm (rượu và trách nhiệm chung, hủy bỏ và gián đoạn kinh doanh).
• Kiểm tra ngân sách từ các cuộc họp và sự kiện tương tự để đánh giá chi phí.
• Đảm bảo ngân quỹ được phân bổ để trả cho tất cả các nhà cung cấp.Thiết lập một tài khoản giữ cho các chi phí tích lũy của chương trình.
• Tham khảo ý kiến với văn phòng kế toán hoặc nhân viên tài chính của công ty bạn về việc định dạng ngân sách sao cho phù hợp với hệ thống kế toán nội bộ.
• Đảm bảo chữ ký của nhân viên tài chính hoặc người khác có trách nhiệm tài chính trong công ty của bạn, đối với bất kỳ khoản chi tiêu nào cao hơn mức bạn đã lập ngân sách.

Chọn điểm đến

• Xác định xem có bất kỳ mục tiêu hoặc nhu cầu nào có thể khiến một điểm đến cụ thể thích hợp hơn không.
• Chọn một vị trí thuận tiện dựa trên nơi khách của bạn đến, thời gian di chuyển và chi phí của họ để đến một điểm đến, và một địa điểm gần phương tiện giao thông đường hàng không và / hoặc mặt đất.
• Tuân thủ chương trình du lịch của tổ chức bạn và các thỏa thuận hiện tại với các khách sạn và hãng hàng không ưu tiên.
• Hãy lưu ý về tỷ lệ lấp đầy khách sạn theo mùa, thuế phòng và những thay đổi gần đây về cung hoặc cầu sẽ ảnh hưởng đến chi phí của bạn.Lên lịch cho các hội nghị hoặc lễ hội lớn có thể hạn chế nguồn cung và dịch vụ phòng khách sạn trong ngày họp hoặc sự kiện của bạn.
• Kiểm tra lịch trình / tần suất chuyến bay đến điểm đến của bạn - hầu hết những người tham gia thích các chuyến bay thẳng, thẳng.
• Xem xét các yếu tố như thời tiết, an ninh, khí hậu chính trị / xã hội và những cân nhắc về lao động có thể ảnh hưởng đến sự tham gia và / hoặc chi phí của sự kiện.

Tìm đúng khách sạn

• Xác định loại khách sạn phù hợp nhất với nhu cầu hội họp hoặc sự kiện của bạn (khách sạn sân bay, khách sạn hội nghị và hội họp, khu nghỉ mát, trung tâm hội nghị hoặc khách sạn toàn phòng).
• Xác định loại và số lượng phòng cần thiết (phòng đơn, phòng đôi, phòng suite, phòng hạng thương gia được trang bị đặc biệt hoặc phòng dành cho những người có nhu cầu đặc biệt.)
• Xác định số lượng và quy mô phòng họp cần thiết; sử dụng các chương trình trước đây làm tiêu chuẩn.
• Hãy chọn một khách sạn có các tiện nghi đáp ứng nhu cầu của bạn, chẳng hạn như phòng ngủ và phòng họp, nhà hàng, các lựa chọn tham quan và giải trí.
• Hãy ghi nhớ sự thoải mái của những người tham dự của bạn.Xem xét các dịch vụ khách sạn sẽ nâng cao thời gian lưu trú của khách đặc biệt hoặc khách VIP.

Gửi thông số kỹ thuật cuộc họp hoặc sự kiện hoặc Yêu cầu đề xuất (RFP)

Sau khi nghiên cứu sơ bộ hoàn tất, hãy tạo Yêu cầu đề xuất (RFP).Điều này cho phép một thuộc tính xem, bằng văn bản, thông tin về nhóm của bạn.Chuẩn bị các thông số kỹ thuật là một quá trình có giá trị vì nó đòi hỏi bạn phải suy nghĩ về tất cả các nhu cầu của nhóm.Đảm bảo ghi lại tất cả các yêu cầu của trang web, bao gồm:

• Ngày ưu tiên và ngày tùy chọn (nếu có)
• Số lượng và các loại phòng khách
• Số lượng, kích thước và việc sử dụng các phòng họp và thời gian chúng cần thiết
• Phạm vi tỷ lệ chấp nhận được
• Ngày và các loại chức năng bữa ăn và giờ nghỉ
• Triển lãm và bất kỳ sự kiện hoặc hoạt động đặc biệt nào khác
• Mọi thông tin liên quan, chẳng hạn như các yêu cầu miễn phí

Kiểm tra trang web

Sẽ không có cơ sở nào trông giống như trên giấy tờ, và bạn sẽ không thể cảm nhận được dịch vụ mà không đến địa điểm đó.Nếu ngân sách hoặc thời gian của bạn không cho phép bạn truy cập trang web, các tùy chọn sau đây có sẵn cho bạn:

• Kiểm tra với những người khác, bao gồm cả những người lập kế hoạch khác, để xem họ đã sử dụng thuộc tính nào và họ muốn giới thiệu những sản phẩm nào.
• Sử dụng Internet để xem các địa điểm, và / hoặc liên hệ với văn phòng hội nghị và du khách địa phương để biết các tài liệu, bao gồm mô tả cơ sở, bản đồ thành phố, thông tin giao thông, v.v.

Đưa ra lựa chọn hiệu quả về chi phí

• Đánh giá mức tiết kiệm chi phí và thời gian cho một nhóm nhỏ dùng bữa trong khu vực riêng của nhà hàng, thay vì dùng bữa được phục vụ sẵn.
• Viết ra các ngày đến hạn cho các bảo lãnh.Thông thường, các khoản bảo lãnh có thời hạn từ 48 đến 72 giờ làm việc trước khi sự kiện diễn ra.
• Ghi rõ "overset" trong hợp đồng. Overset là số lượng người vượt quá số lượng được đảm bảo mà cơ sở sẽ đặt bàn và địa điểm. Số tiền này thay đổi từ 0 đến 5% trở lên; mức trung bình của ngành là 3%.
• Bạn thường sẽ được lập hóa đơn cho số được đảm bảo hoặc số được phục vụ, tùy theo số nào lớn hơn.
• Tìm hiểu những phí dịch vụ và / hoặc tiền thưởng nào sẽ được thêm vào giá bữa ăn và đã tính thuế, để tránh bất kỳ sự ngạc nhiên nào.
• Đừng thỏa hiệp về chất lượng.Tuy nhiên, nếu ngân sách của bạn có hạn, hãy cân nhắc giảm số lượng thực phẩm mà bạn đang lên kế hoạch cho cuộc họp hoặc sự kiện của mình.
• Xem xét hoa, đồ trang trí và giải trí.Khách sạn của bạn có thể cung cấp các ý tưởng để sắp xếp hoa, trang trí bàn và phòng và giải trí chất lượng.

Lập kế hoạch các bữa ăn

• Tại các sự kiện cung cấp dịch vụ ăn uống, hãy dành đủ thời gian để khách có thể ăn uống nhàn nhã, giao lưu hoặc giao lưu với đồng nghiệp hoặc bạn bè và gia đình, và thưởng thức tất cả các buổi thuyết trình hoặc buổi lễ, nếu có bất kỳ sự liên quan nào.
• Nói chung, bạn nên dành 30 đến 40 phút cho bữa sáng, 45 đến 60 phút cho bữa trưa và 20 phút mỗi món cho bữa tối.Đối với thời gian giải lao, hãy cho phép tối thiểu 15 phút cho tối đa 100 người, 30 phút cho tối đa 1.000 người và 30 đến 45 phút cho nhóm lớn hơn 1.000 người.
• Lập kế hoạch uống hai tách cà phê hoặc trà cho mỗi người vào giờ nghỉ buổi sáng và một tách cà phê / trà hoặc một cốc soda cho mỗi người trong giờ nghỉ buổi chiều.
• Cân nhắc tiệc buffet trưa cho các buổi làm việc nhóm nhỏ.Các món ăn tự chọn mang đến sự đa dạng và dịch vụ nhanh hơn.
• Cân nhắc yêu cầu một máy chủ cho mỗi bàn, cho các bữa ăn trang trọng hơn và / hoặc bàn VIP.
• Hầu hết các cơ sở cho phép một máy chủ cho mỗi hai bàn, cho các bữa ăn tiêu chuẩn, ba hoặc bốn món.Kiểm tra với cơ sở để xác định xem có phải trả thêm phí lao động cho các máy chủ phụ hay không.
• Luôn có kế hoạch phục vụ nhiều loại thức ăn khác nhau trong các buổi tiệc cocktail.Thức ăn phải tốt cho sức khỏe, ngon miệng và hấp dẫn về mặt thị giác.
• Cung cấp một nhân viên pha chế cho mỗi 75-100 người.
• Cung cấp đồ uống không cồn ngoài bia, rượu vang và rượu cao cấp.
• Cân nhắc quyên góp thực phẩm còn sót lại cho những nơi tạm trú dành cho người vô gia cư hoặc các tổ chức phân phối cho những người khó khăn.

Thiết lập / Cấu hình Phòng họp

• Hội nghị và Quảng trường rỗng: Thích hợp cho các cuộc thảo luận tương tác và các buổi ghi chú cho ít hơn 25 người.Nhiều khách sạn có phòng họp trang nhã cho 10 đến 20 người, được trang bị đầy đủ khả năng nghe nhìn, bảng viết, bảng cót và bảng lật.
• Hình chữ E, hình chữ U và hình chữ T: Thích hợp cho nhóm dưới 40 người.Đây là những điều tốt nhất để tương tác với một nhà lãnh đạo ngồi ở vị trí đứng đầu thiết lập.Thiết bị nghe nhìn thường được bố trí ở cuối ghế ngồi.
• Hình bầu dục và hình tròn: Thường được sử dụng cho các bữa ăn và các buổi thảo luận nhóm nhỏ.Bàn tròn dài 5 foot có thể ngồi thoải mái cho 8 người.Bàn tròn 6 chân có thể ngồi thoải mái cho 10 người.
• Rạp hát: Thích hợp cho các buổi học lớn và các bài giảng ngắn không yêu cầu ghi chú nhiều.Đây là một thiết lập thuận tiện để sử dụng trước khi tham gia vào các nhóm thảo luận hoặc nhập vai vì ghế có thể được di chuyển.
• Phòng học hoặc Lớp học: Thiết lập mong muốn nhất cho các bài giảng có kích thước trung bình đến lớn.Cấu hình này yêu cầu một phòng tương đối lớn.Bàn cung cấp cho người tham dự không gian để trải tài liệu và ghi chú.

• Nhận biết các yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí của một bản trình chiếu AV: chiều cao trần, tường, sàn, vật cản, cửa sổ, ánh sáng, gương, cửa ra vào, điều hòa không khí và lối thoát hiểm.
• Yêu cầu đại diện của công ty AV đi dạo qua không gian với bạn.Người này sẽ có thể giải thích cách sử dụng tốt nhất không gian cuộc họp hoặc sự kiện.
• Giao tiếp với diễn giả / người thuyết trình để xác nhận nhu cầu AV.Lập kế hoạch cho tối thiểu một máy chiếu 35mm, một máy chiếu trên cao, màn hình và (các) biểu đồ lật để có những đột phá nhỏ hơn.Thông thường, những người thuyết trình đang sử dụng máy chiếu màn hình LCD máy tính và chi phí cường độ cao.Xác định tính sẵn có và chi phí của thiết bị này.
• Cần biết rằng tất cả các phòng đều không được trang bị hệ thống âm thanh, cũng như không phải tất cả các buổi học đều cần có âm thanh.Xác định phòng nào cần âm thanh và phòng nào có thể sử dụng với các hệ thống tại chỗ.Cố gắng thương lượng một tỷ lệ cố định hoặc một tỷ lệ phần trăm giảm giá hàng ngày khi thuê một hệ thống.
• Hãy xem xét rằng chiều cao màn hình nói chung phải là khoảng cách từ màn hình đến bức tường phía sau chia cho tám; ghế không được gần màn hình hơn 1,5 lần chiều cao của màn hình; trần nhà phải cao ít nhất 10 feet.Dựa vào kỹ thuật viên AV của bạn để được hỗ trợ.