• קבעו את מטרת הפגישה או האירוע (ישיבת דירקטוריון, חתונה וכו').
• קחו בחשבון את גודל הקבוצה, תמהיל המינים, גילאי המשתתפים וכל צרכים מיוחדים.
• קבע את תאריכי הפגישה.הימנע מתאריכים שעולים בקנה אחד עם אירועי חברה או תעשייה אחרים או חגים.
• האם התאריכים ו/או ימי השבוע קבועים או גמישים?
• תכנן את הפגישה או האירוע מראש כדי להבטיח את המקום הנחשק ביותר.
• צור מתווה לכל מפגש או פעילות, כולל נוכחות צפויה, סידורי ישיבה, זמני הגדרה נדרשים, זמני התחלה וסיום וצרכי אודיו-ויזואלי והפקה.
• רשום את דרישות המזון והמשקאות לכל אירוע, כולל ארוחות, קבלות פנים והפסקות.
• שקול את צרכי התחבורה האווירית והיבשתית.
• תכנן צרכי בידור ובילוי, פעילויות קבוצתיות ו/או תרגילים לבניית צוות.
• הכנת לוח זמנים להפקת הזמנות, קידום אירועים, רישום והפקת חומרי מפגש.
• ייעד איש מינהל ליצירת תגי שם ותיאום חומר כתוב.
• תקציב לכל הוצאות החסות וחישוב הוצאות למשתתפי הפגישה.
• תזמן דוברים, במידת הצורך.

• קבע אילו הוצאות ייקחו על ידי נותן החסות של הפגישה או האירוע ועל ידי המשתתפים.
• צור מאזן הוצאות עבור כל התחומים הפונקציונליים של הפגישה או האירוע שלך, כגון זמן צוות, הוצאות שיווק, תחבורה אווירית וקרקעית, מקומות לינה, מזון ומשקאות, בידור ובילוי, מיסים ומענקים, דמי שירות, ציוד אורקולי והפקה עלויות.
• בניית קרן מגירה להוצאות בלתי צפויות ברגע האחרון.
• אל תשכחו הוצאות על רישיונות (מוזיקה, חומרים כתובים) וביטוח (משקאות חריפים ואחריות כללית, ביטול עסק והפרעה).
• בדוק תקציבים מפגישות ואירועים דומים כדי לאמוד את העלות.
• ודא שהקצאת כספים לתשלום לכל הספקים.הקמת חשבון החזקה עבור הוצאות התוכנית שנצברו.
• התייעץ עם משרד רואי החשבון או עם מנהל הכספים של החברה שלך לגבי עיצוב התקציב כך שהוא תואם למערכות חשבונאות פנימיות.
• הבטח את חתימתו של פקיד כספים או אדם אחר בעל אחריות פיסקלית בחברה שלך, עבור כל הוצאה מעל מה שתקצבת.

בחירת יעד

• קבע אם יש יעדים או צרכים שעשויים להפוך יעד מסוים לעדיף יותר.
• בחר מיקום נוח על סמך מאיפה האורחים שלך נוסעים, זמן הנסיעה שלהם ועלות להגיע ליעד, ואתר ליד תחבורה אווירית ו/או יבשתית.
• היצמד לתוכנית הנסיעות של הארגון שלך ולהסדרים הנוכחיים עם בתי מלון וחברות תעופה מועדפים.
• היו מודעים לתעריפי התפוסה העונתיים בבתי מלון, מיסי חדרים ושינויים אחרונים בהיצע או בביקוש שישפיעו על ההוצאות שלכם.קבע לוח זמנים סביב כנסים או פסטיבלים גדולים שעלולים להגביל את אספקת חדרי המלון והשירותים בתאריכי הפגישה או האירוע שלך.
• בדוק את לוחות הזמנים/תדירות הטיסות ליעדך - רוב המשתתפים מעדיפים טיסות ישירות ללא עצירות.
• קחו בחשבון גורמים כמו מזג אוויר, ביטחון, אקלים פוליטי/חברתי ושיקולי עבודה שעשויים להשפיע על ההשתתפות ו/או העלויות של האירוע.

מציאת המלון המתאים

• קבע את סוג המלון שיתאים ביותר לצרכי הפגישה או האירוע שלך (מלון נמל תעופה, מלון כנסים ופגישות, אתר נופש, מרכז כנסים או מלון סוויטות).
• קבע את סוג ומספר חדרי האירוח הדרושים (יחידים, זוגיים, סוויטות, חדרי עסקים מאובזרים במיוחד או חדרים נגישים לאנשים עם צרכים מיוחדים).
• קבע את המספר והגודל של חדרי הישיבות הדרושים; השתמש בתוכניות קודמות בתור אמת מידה.
• בחרו מלון עם מתקנים העונים על הצרכים שלכם, כגון חדרי שינה וישיבות, מסעדות, אפשרויות לטיולים ובילוי.
• זכור את הנוחות של המשתתפים שלך.שקול שירותי מלונות שישפרו את השהות של אורחים מיוחדים או VIP.

הגשת מפרטי מפגש או אירוע או בקשה להצעה (RFP)

לאחר השלמת המחקר המקדים, צור בקשה להצעה (RFP).זה מאפשר לנכס לראות, בכתב, את המידע על הקבוצה שלך.הכנת המפרטים היא תהליך בעל ערך כיוון שהוא דורש מכם לחשוב על כל צרכי הקבוצה.הקפד לתעד את כל דרישות האתר, כולל:

• תאריכים מועדפים ותאריכים אופציונליים (אם זמינים)
• מספר וסוגי חדרי האירוח
• מספר, גודל ושימוש בחדרי ישיבות והזמנים שבהם הם נדרשים
• מגוון תעריפים מקובלים
• תאריכים וסוגי פונקציות והפסקות ארוחות
• תערוכות וכל אירוע או פעילויות מיוחדות אחרות
• כל מידע קשור כגון דרישות חינם

בדיקת האתר

אף מתקן לא יראה אותו דבר באופן אישי כפי שהוא ייראה על הנייר, וגם לא תוכל לקבל תודעת שירות מבלי להיכנס לאתר.אם התקציב או הזמן שלך אינם מאפשרים לך לבקר באתר, האפשרויות הבאות עומדות לרשותך:

• בדוק עם אנשים אחרים, כולל מתכננים אחרים, כדי לראות באילו נכסים הם השתמשו ועל אילו מהם הם היו ממליצים.
• השתמש באינטרנט לצפייה באתרים ו/או צור קשר עם הכנס המקומי ולשכת המבקרים לקבלת חומרים, לרבות תיאורי מתקנים, מפות עיר, מידע תחבורה וכו'.

ביצוע בחירות חסכוניות

• הערך את החיסכון בעלויות ובזמן עבור קבוצה קטנה לאכול בחלק פרטי של המסעדה, בניגוד לארוחה מסודרת.
• רשום את תאריכי הפירעון של ערבויות.בדרך כלל, ערבויות מועדות 48 עד 72 שעות עבודה לפני האירוע.
• ציין את ה"הפרעה" בחוזה. חריגה היא מספר האנשים מעבר למספר המובטח שעבורו המתקן יערוך שולחנות ומקומות. סכום זה משתנה בין 0 ל- 5% או יותר; הממוצע בענף הוא 3%.
• בדרך כלל תחויב עבור המספר המובטח או המספר המוגש, הגבוה מביניהם.
• בררו אילו דמי שירות ו/או תגמולים יתווספו למחיר הארוחה וינוסו במס, כדי למנוע הפתעות.
• אל תתפשרו על איכות.עם זאת, אם התקציב שלך מוגבל, שקול לצמצם את מספר פונקציות האוכל שאתה מתכנן לפגישה או לאירוע שלך.
• קחו בחשבון פרחים, קישוטים ובידור.המלון שלכם יכול לספק רעיונות לסידורי פרחים, עיצוב שולחן וחדר ובידור איכותי.

תכנון הארוחות

• באירועים המציעים שירות מזון ומשקאות, אפשרו מספיק זמן לאורחים לאכול בנחת, לרשת או להתרועע עם עמיתים או חברים ובני משפחה, וליהנות מכל המצגות או הטקסים, אם יש כאלה.
• בדרך כלל אפשר 30 עד 40 דקות לארוחת בוקר, 45 עד 60 דקות לארוחת צהריים ו-20 דקות למנה לארוחת ערב.להפסקות כיבוד, אפשר לפחות 15 דקות לעד 100 איש, 30 דקות לעד 1,000 איש ו-30 עד 45 דקות לקבוצות גדולות מ-1,000 איש.
• תכנן שתי כוסות קפה או תה לאדם להפסקת בוקר וכוס קפה/תה או סודה אחת לאדם בהפסקת אחר הצהריים.
• שקול מזנון ארוחת צהריים למפגשי עבודה בקבוצות קטנות.מזנונים מציעים מגוון ושירות מהיר יותר.
• שקול לבקש שרת אחד לכל שולחן, לארוחות רשמיות יותר ו/או שולחנות VIP.
• רוב המתקנים מאפשרים שרת אחד לכל שני שולחנות, לארוחות סטנדרטיות, שלוש או ארבע מנות.בדוק עם המתקן כדי לקבוע אם יהיו חיובי עבודה נוספים עבור השרתים הנוספים.
• תמיד תכננו להגיש מגוון מאכלים במהלך קבלת פנים לקוקטיילים.האוכל צריך להיות בריא, מעורר תיאבון ומושך חזותית.
• ספק ברמן אחד לכל 75-100 איש.
• מציעים משקאות לא אלכוהוליים בנוסף לבירה, יין ומשקאות חריפים.
• שקול לתרום שאריות מזון למקלטים לחסרי בית או לארגוני הפצה לנזקקים.

הגדרה/תצורות של חדר ישיבות

• כנס וכיכר חלולה: מתאים לדיונים אינטראקטיביים ומפגשי כתיבת הערות עבור פחות מ-25 אנשים.במלונות רבים יש חדרי ישיבות אלגנטיים ל-10 עד 20 אנשים, המצוידים ביכולות אורקוליות מלאות, לוח כתיבה, לוח שעם וטפדף.
• צורת E, צורת U וצורת T: מתאים לקבוצות של פחות מ-40 אנשים.אלה הם הטובים ביותר לאינטראקציה עם מנהיג שיושב בראש ההגדרה.ציוד אורקולי מוקם בדרך כלל בקצה הפתוח של הישיבה.
• אליפסות וסיבובים: משמש בדרך כלל לארוחות ומפגשים הכוללים דיונים בקבוצות קטנות.שולחן עגול בגובה מטר וחצי מושבים שמונה אנשים בנוחות.שולחן עגול בגודל שישה מטרים מתאים ל-10 אנשים בנוחות.
• תיאטרון: מתאים למפגשים גדולים ולהרצאות קצרות שאינן דורשות רישום הערות נרחב.זוהי הגדרה נוחה לשימוש לפני פריצה לקבוצות דיון או משחק תפקידים מכיוון שניתן להזיז כיסאות.
• בית ספר או כיתה: ההגדרה הרצויה ביותר להרצאות בגודל בינוני עד גדול.תצורה זו דורשת חדר גדול יחסית.שולחנות מספקים למשתתפים מקום לפיזור חומרים ורישום הערות.

• היו מודעים לגורמים שיכולים להשפיע ישירות על איכות ועלות מצגת AV: גובה תקרה, קירות, רצפות, מכשולים, חלונות, תאורה, מראות, דלתות, מיזוג אוויר ויציאות אש.
• בקשו מנציג חברת AV לעבור איתכם בחלל.אדם זה יוכל להסביר כיצד להשתמש בצורה הטובה ביותר בחלל הפגישה או האירוע.
• צור קשר עם דוברים/מגישים כדי לאשר את צרכי ה-AV.תכנן לפחות מקרן בגודל 35 מ"מ, מקרן עילי, מסך וטבלאות פליטות לפריצות קטנות יותר.לעתים קרובות יותר, מציגים משתמשים במקרני LCD ממוחשבים ובתקורות בעוצמה גבוהה.קבע את הזמינות והעלות של ציוד זה.
• שימו לב שכל החדרים אינם מצוידים במערכות סאונד, וגם לא כל המפגשים זקוקים לסאונד.קבע אילו חדרים זקוקים לסאונד ובאילו ניתן להשתמש עם המערכות במקום.נסה לשאת ולתת על תעריף אחיד או אחוז הנחה על התעריף היומי בעת השכרת מערכת.
• קחו בחשבון שגובה המסך בדרך כלל צריך להיות המרחק מהמסך לקיר האחורי חלקי שמונה; כיסאות לא צריכים להיות קרובים יותר למסך מאשר פי 1.5 מגובה המסך; תקרות צריכות להיות לפחות 10 מטר גובה.סמוך על טכנאי ה-AV שלך לסיוע.