• Bepaal het doel van de vergadering of het evenement (bestuursvergadering, bruiloft, enz.).
• Houd rekening met de grootte van de groep, de geslachtsmix, de leeftijden van de aanwezigen en eventuele speciale behoeften.
• Bepaal de vergaderdata.Vermijd datums die samenvallen met andere bedrijfs- of branche-evenementen of vakanties.
• Zijn de data en/of dagen van de week vast of flexibel?
• Plan de vergadering of het evenement van tevoren om de meest gewenste ruimte veilig te stellen.
• Maak een overzicht voor elke sessie of activiteit, inclusief verwachte aanwezigheid, stoelopstelling, vereiste opstellingstijden, begin- en eindtijden en audiovisuele en productiebehoeften.
• Maak een lijst van de vereisten voor eten en drinken voor elke gelegenheid, inclusief maaltijden, recepties en pauzes.
• Houd rekening met de behoeften aan vervoer door de lucht en over de grond.
• Plan entertainment- en recreatiebehoeften, groepsactiviteiten en/of teambuildingsoefeningen.
• Maak een tijdlijn voor het maken van uitnodigingen, promotie van evenementen, registratie en productie van vergadermateriaal.
• Wijs een administratief persoon aan om naambadges te maken en geschreven materiaal te coördineren.
• Budget voor alle sponsorkosten en bereken de kosten voor deelnemers aan vergaderingen.
• Plan indien nodig spreker(s) in.

• Bepaal welke kosten worden gedragen door de sponsor van de vergadering of het evenement en door de aanwezigen.
• Maak een balans met uitgaven voor alle functionele gebieden van uw vergadering of evenement, zoals personeelstijd, marketingkosten, lucht- en grondtransport, accommodatie, eten en drinken, entertainment en recreatie, belastingen en fooien, servicekosten, audiovisuele apparatuur en productie kosten.
• Bouw een noodfonds op voor onverwachte last-minute uitgaven.
• Vergeet de uitgaven voor licenties (muziek, geschreven materiaal) en verzekeringen (drank en algemene aansprakelijkheid, bedrijfsopzegging en onderbreking) niet.
• Controleer budgetten van soortgelijke vergaderingen en evenementen om de kosten te meten.
• Zorg ervoor dat er geld wordt toegewezen om alle leveranciers te betalen.Stel een tegoedrekening op voor opgebouwde programmakosten.
• Overleg met het boekhoudkantoor of de financiële medewerker van uw bedrijf over het opmaken van het budget, zodat het compatibel is met interne boekhoudsystemen.
• Zorg voor de handtekening van een financieel ambtenaar of een andere persoon met fiscale verantwoordelijkheid in uw bedrijf, voor alle uitgaven boven uw budget.

Een bestemming selecteren

• Bepaal of er doelen of behoeften zijn waardoor een bepaalde bestemming de voorkeur verdient.
• Kies een geschikte locatie op basis van waar uw gasten vandaan komen, hun reistijd en kosten om een bestemming te bereiken, en een locatie in de buurt van lucht- en/of grondvervoer.
• Houd u aan het reisprogramma van uw organisatie en de huidige afspraken met favoriete hotels en luchtvaartmaatschappijen.
• Houd rekening met seizoensgebonden hotelbezettingspercentages, kamerbelastingen en recente veranderingen in vraag of aanbod die van invloed zijn op uw uitgaven.Plan rond grote congressen of festivals die het aanbod en de diensten van hotelkamers kunnen beperken tijdens uw vergader- of evenementdata.
• Controleer vluchtschema's/frequentie naar uw bestemming - de meeste deelnemers geven de voorkeur aan directe, non-stop vluchten.
• Houd rekening met factoren zoals weer, veiligheid, politiek/sociaal klimaat en arbeidsoverwegingen die van invloed kunnen zijn op deelname en/of kosten van het evenement.

Het juiste hotel vinden

• Bepaal het type hotel dat het beste past bij uw vergader- of evenementbehoeften (een luchthavenhotel, congres- en vergaderhotel, resort, conferentiecentrum of suitehotel).
• Bepaal het type en het aantal benodigde kamers (eenpersoons-, tweepersoons-, suites, speciaal uitgeruste zakenkamers of kamers die toegankelijk zijn voor mensen met speciale behoeften).
• Bepaal het aantal en de grootte van de benodigde vergaderruimten; gebruik eerdere programma's als maatstaf.
• Kies een hotel met faciliteiten die aansluiten bij uw wensen, zoals slaap- en vergaderruimtes, restaurants, bezienswaardigheden en recreatiemogelijkheden.
• Houd rekening met het comfort van uw deelnemers.Overweeg hoteldiensten die het verblijf van speciale gasten of VIP's zullen verbeteren.

Vergader- of evenementspecificaties of een Request for Proposal (RFP) indienen

Nadat het vooronderzoek is voltooid, maakt u een Request for Proposal (RFP).Hierdoor kan een woning schriftelijk de informatie over uw groep inzien.Het opstellen van het bestek is een waardevol proces omdat je moet nadenken over alle behoeften van de groep.Zorg ervoor dat u alle sitevereisten documenteert, waaronder:

• Voorkeursdata en optionele data (indien beschikbaar)
• Aantal en soorten kamers
• Aantal, grootte en gebruik van vergaderruimten en de tijden dat ze nodig zijn
• Bereik van aanvaardbare tarieven
• Datums en soorten maaltijdfuncties en pauzes
• Exposities en andere speciale evenementen of activiteiten
• Alle gerelateerde informatie zoals aanvullende vereisten

De site inspecteren

Geen enkele faciliteit zal er persoonlijk hetzelfde uitzien als op papier, en u zult ook geen gevoel van service kunnen krijgen zonder naar de site te gaan.Als uw budget of tijd het u niet toestaat om de site te bezoeken, zijn de volgende opties voor u beschikbaar:

• Neem contact op met andere mensen, inclusief andere planners, om te zien welke eigenschappen ze hebben gebruikt en welke ze zouden aanbevelen.
• Gebruik internet om sites te bekijken en/of neem contact op met het plaatselijke congres- en bezoekersbureau voor materialen, waaronder beschrijvingen van faciliteiten, stadsplattegronden, vervoersinformatie, enz.

Kosteneffectieve keuzes maken

• Evalueer de kosten- en tijdbesparing voor een kleine groep om te eten in een privégedeelte van het restaurant, in tegenstelling tot een verzorgde maaltijd.
• Schrijf de vervaldata voor garanties op.Doorgaans zijn garanties 48 tot 72 kantooruren voorafgaand aan het evenement verschuldigd.
• Specificeer de "overset" in het contract. Een overset is het aantal mensen boven het gegarandeerde aantal waarvoor de faciliteit tafels en plaatsen zal dekken. Dit bedrag varieert van 0 tot 5% of meer; het branchegemiddelde is 3%.
• Meestal wordt u gefactureerd voor het gegarandeerde aantal of het aantal dat wordt geserveerd, afhankelijk van wat het hoogste is.
• Ontdek welke servicekosten en/of fooien aan de prijs van de maaltijd worden toegevoegd en belast, om verrassingen te voorkomen.
• Doe geen concessies aan kwaliteit.Als uw budget echter beperkt is, overweeg dan om het aantal voedselfuncties dat u plant voor uw vergadering of evenement te verminderen.
• Denk aan bloemen, versieringen en entertainment.Uw hotel kan ideeën aandragen voor bloemstukken, tafel- en kamerinrichting en kwaliteitsentertainment.

De maaltijden plannen

• Geef bij evenementen met eten en drinken voldoende tijd aan de gasten om op hun gemak te eten, te netwerken of te socializen met collega's of vrienden en familie, en te genieten van alle presentaties of ceremonies, als die er zijn.
• Reken over het algemeen 30 tot 40 minuten voor het ontbijt, 45 tot 60 minuten voor de lunch en 20 minuten per gang voor het diner.Reken voor een verfrissingpauze minimaal 15 minuten voor maximaal 100 personen, 30 minuten voor maximaal 1.000 personen en 30 tot 45 minuten voor groepen groter dan 1.000.
• Plan twee kopjes koffie of thee per persoon voor een ochtendpauze en een kopje koffie/thee of een frisdrank per persoon tijdens een middagpauze.
• Overweeg een lunchbuffet voor werksessies in kleine groepen.Buffetten bieden variatie en snellere service.
• Overweeg om één server per tafel aan te vragen, voor meer formele maaltijden en/of VIP-tafels.
• De meeste faciliteiten bieden een server per twee tafels, voor standaard-, drie- of viergangenmaaltijden.Neem contact op met de faciliteit om te bepalen of er extra arbeidskosten in rekening worden gebracht voor de extra servers.
• Plan altijd om een verscheidenheid aan voedsel te serveren tijdens cocktailrecepties.Het voedsel moet gezond, smakelijk en visueel aantrekkelijk zijn.
• Zorg voor één barman per 75-100 personen.
• Bied niet-alcoholische dranken aan naast bier, wijn en premium sterke drank.
• Overweeg om overgebleven voedsel te doneren aan opvangcentra voor daklozen of distributieorganisaties voor behoeftigen.

Vergaderruimte instellen/configuraties

• Conferentie en Hollow Square: Geschikt voor interactieve discussies en aantekeningensessies voor minder dan 25 personen.Veel hotels hebben elegante boardrooms voor 10 tot 20 personen, uitgerust met volledige audiovisuele mogelijkheden, een schrijfbord, kurkbord en een flip-over.
• E-vorm, U-vorm en T-vorm: Geschikt voor groepen van minder dan 40 personen.Deze zijn het beste voor interactie met een leider die aan het hoofd van de opstelling zit.Audiovisuele apparatuur wordt meestal aan het open uiteinde van de zitplaatsen opgesteld.
• Ovalen en rondes: Over het algemeen gebruikt voor maaltijden en sessies met kleine groepsdiscussies.Een ronde tafel van anderhalve meter biedt comfortabel plaats aan acht personen.Een ronde tafel van zes voet biedt comfortabel plaats aan 10 personen.
• Theater: Geschikt voor grote sessies en korte lezingen waarvoor geen uitgebreide aantekeningen nodig zijn.Dit is een handige opstelling om te gebruiken voordat u in discussie gaat of in rollenspelgroepen begint, omdat stoelen kunnen worden verplaatst.
• Schoollokaal of Klaslokaal: De meest wenselijke opstelling voor middelgrote tot grote lezingen.Deze configuratie vereist een relatief grote ruimte.Tafels bieden de aanwezigen ruimte om materiaal uit te spreiden en aantekeningen te maken.

• Houd rekening met factoren die direct van invloed kunnen zijn op de kwaliteit en kosten van een AV-presentatie: plafondhoogte, muren, vloeren, obstakels, ramen, verlichting, spiegels, deuren, airconditioning en nooduitgangen.
• Vraag de vertegenwoordiger van het AV-bedrijf om met u door de ruimte te lopen.Deze persoon kan uitleggen hoe de vergader- of evenementenruimte het beste kan worden gebruikt.
• Communiceer met sprekers/presentatoren om AV-behoeften te bevestigen.Plan minimaal een 35 mm-projector, een overheadprojector, scherm en flip-over(s) voor kleinere breakouts.Vaker gebruiken presentatoren lcd-computerprojectoren en hoge overheadkosten.Bepaal de beschikbaarheid en kosten van deze apparatuur.
• Houd er rekening mee dat niet alle kamers zijn uitgerust met geluidssystemen en dat ook niet alle sessies geluid nodig hebben.Bepaal welke kamers geluid nodig hebben en welke kunnen worden gebruikt met de aanwezige systemen.Probeer bij het huren van een systeem een vast tarief of een percentage van het dagtarief te bedingen.
• Bedenk dat de schermhoogte in het algemeen de afstand van het scherm tot de achterwand moet zijn, gedeeld door acht; stoelen mogen niet dichter bij het scherm staan dan 1,5 keer de hoogte van het scherm; plafonds moeten minstens 10 voet hoog zijn.Vertrouw op uw AV-technicus voor hulp.